A Comunicação é uma das maiores dificuldades das pessoas dentro das
organizações, apesar de frequentemente existir muita informação disponível – se
nos quisermos dar ao trabalho de a obter –, pelo simples facto de ser um
processo que deve funcionar nos dois sentidos, devendo haver de ambas as partes
interesse para que resulte, o que não acontecerá principalmente nas
organizações de maior dimensão.
O importante não é que haja muita comunicação, muito menos apenas informação,
mas que todos se sintam envolvidos, se sintam parte do grupo e que sintam que a
sua opinião tem influência nas decisões que dizem respeito à organização.
A comunicação é um estado de espírito. Comunicar não é informar, implica
diálogo. Comunicar significa informar nos dois sentidos – dar e receber
informação. Para isso, a comunicação tem que despertar interesse, ser algo que
nos diga respeito, deve ser obra de todos. Deve haver da parte dos comunicantes
um esforço de compreensão e de simplificação do discurso para que a comunicação
seja profícua.
Ao nível das organizações, a comunicação tem assumido um papel
fundamental, exigindo dos profissionais da área conhecimentos, uma visão abrangente
do mercado e uma visão estratégica de negócios, englobando o cuidado com a
imagem da empresa, melhorando os serviços e aumentando a produtividade e o
lucro. Quando uma organização não se comunica bem por falta de comunicação
interna e externa logo surgem os problemas: desmotivação dos seus funcionários,
perda de confiança de fornecedores e clientes insatisfeitos.
A comunicação deve ser clara e objetiva para que o recetor receba a
mensagem sem ruídos, exigindo inteligência, reflexão, estudos, processos,
disciplina, bom senso, velocidade e trabalho de grupo.
É difícil defender um programa de comunicação quando as organizações têm
poucos conhecimentos para indicar o que se deve fazer e quais os seus efeitos,
elementos essenciais para alcançar uma boa comunicação.
Como instrumento indispensável de gestão, paralelamente à gestão
financeira, gestão de produção e gestão de recursos humanos, a comunicação tem
obtido uma considerável importância, participando ao nível interno na gestão
mediante a troca de informações e da sua aplicação prática, na definição de
estratégias e na tomada de decisões.
Quando estão envolvidas no seu trabalho, as pessoas tornam-se mais
comunicativas, e isto só acontece quando a comunicação funciona bem de cima
para baixo e de baixo para cima a todos os níveis hierárquicos, e entre todas
as pessoas – o primeiro passo para uma comunicação eficaz.
Na maioria das empresas não existe comunicação eficaz porque ela apenas
se faz no sentido descendente através de relatórios, comunicações de serviço,
reuniões com o pessoal (sectoriais ou gerais), folheto ou brochura da empresa,
jornal de empresa ou boletim informativo, que fazem passar as informações mas
não permitem uma comunicação efetiva. Trata-se de informação mas não de comunicação.
Para haver comunicação tem de haver retorno. Esse retorno tem de ser uma
preocupação constante para que se possam avaliar as mensagens recebidas assim
como os métodos utilizados, contribuindo para a credibilidade das informações
que partem da direção e evitando que estas tenham um carácter de propaganda.
A estratégia de comunicação de uma organização tem de resultar do total
empenhamento da direção nos objetivos e exigências de comunicação, no especial
envolvimento dos gestores de nível médio, na adoção de processos de
envolvimento dos funcionários e numa estratégia de comunicação bem planeada,
forte e eficaz, com base em recursos adequados.
A ausência de informação gera erros e cria falsas interpretações que se
podem repercutir na empresa de forma devastadora. Pelo contrário, a informação
objetiva exponencia a compreensão, aumenta o grau de persuasão, reforça e
aprofunda as relações humanas, introduz um estilo humano, facilita a
aprendizagem, aumenta a rentabilidade e a eficiência. Não é uma finalidade
secundária, faz parte da própria essência da condução dos homens.
Ao comunicar e demonstrar interesse e empenhamento, ao abrir-se às
sugestões e opiniões, o órgão diretivo está a contribuir para que todos se
sintam mais envolvidos, desempenhem melhor as suas funções, reduzam
consideravelmente os conflitos, revertendo em lucro e êxito para a empresa.
Ao contrário de uma cultura organizacional autoritária, a cultura
organizacional participativa, descentralizada, de partilha de decisões,
valoriza a cooperação e a igualdade, aceita as inovações e as ideias do
exterior.
Uma forte cultura de empresa e a sua imagem interna são uma grande
condicionante da sua imagem final, devendo ser tanto mais fortes o princípios e
valores quanto mais compartilhada for a sua conceção global. Por essa razão é
necessário dar importância aos aspetos de integração e satisfação dos
funcionários, uma vez que a perceção que estes têm sobre a empresa tem uma
influência decisiva na personalidade da mesma e na projeção da sua identidade
no exterior.
A imagem positiva de uma organização está dependente da relação causa e
efeito entre a identidade e a imagem, sendo a causa, a identidade que se quer
projetar e o efeito, as perceções da identidade que se transformam em
identidade institucional.
A comunicação é o elemento de ligação entre ambas, desempenhando o
importante papel da transformação da identidade em imagem.
Fontes:
http://www.artigonal.com/administracao-artigos/a-importancia-da-comunicacao-nas-organizacoes-888601.html
http://www.prof2000.pt/users/secjeste/heletese
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